Создание электронного бланка "СЧЕТ - ФАКТУРА"
Разработка электронной формы бланка заказа.
В офисе работают с людьми и с документами. Оставим в стороне людей и займемся документами. В современном офисе документы имеют электронную форму. Давайте рассмотрим все этапы создания документа в электронной форме на примере бланка "СЧЕТ-ФАКТУРА" - типичного документа многих офисов. Будем создавать этот документ вручную, не прибегая к программированию, используя только стандартные возможности Office 2000. Конечно же, используя программирование на VBA, этот документ можно сделать куда более содержательным, например, связав его с базой данных. Но отложим рассмотрение этих вопросов на будущее и сосредоточимся на работе вручную и автоматическому получению макросов, запуск которых будет повторять работу, которую мы будем делать руками.
Прежде, чем браться за дело, дадим несколько общих советов, которыми следует руководствоваться при разработке электронных бланков:
- Начинайте разработку с создания его эскиза, если только не предусмотрен стандарт на форму этого бланка.
- Выберите подходящий шаблон. Возможность быстрого создания документов на основе шаблонов - одно из главных преимуществ Office. Если такого шаблона нет, целесообразно его создать и уже на его основе разработать окончательный вид документа.
- Создать удобный для пользователя документ в электронной форме удается, как правило, лишь с учетом замечаний пользователей, полученных в процессе работы с этим документом. Поэтому начинайте с прототипа. Если подходящий шаблон есть, документ, полученный как его копия, может с успехом служить прототипом.
Следуя этим советам, я создал эскиз бланка "СЧЕТ-ФАКТУРА". Конечно, для таких бланков есть зафиксированный стандарт. Я не стал строго следовать этому стандарту, поскольку преследую другие цели. Тем не менее, возможно, что бланк, который будет построен, может послужить шаблоном для создания "настоящего" бланка "СЧЕТ-ФАКТУРА". Наш бланк будет содержать:
- Шапку, включающую логотип, название и реквизиты офиса (поставщика). Шапка - постоянная часть многих бланков офиса формируется автоматически, не требуя от пользователя, работающего с бланком, каких-либо действий; она может быть общей для многих бланков;
- Реквизиты покупателя; эта переменная часть бланка заполняется при каждом оформлении заказа.
- Данные о грузоотправителе и грузополучателе.
- Таблица заказа - основная часть бланка заказа. Ее поля содержат сведения о заказываемом товаре: название, цену за единицу, количество заказанных единиц, общую стоимость и другие данные.
- Утверждающие подписи
- Пожалуй, достаточно. На этих составных частях нашего бланка мы пока и остановимся. С одной стороны, здесь есть все главные части, с другой стороны, подробное обсуждение того, как они создаются, потребует немалого времени. Чтобы легче воспринимать дальнейшее обсуждение, давайте взглянем на эскиз электронного бланка

Рис. 6.5.
Эскиз электронного бланка
Конечно, внимательный читатель понял, что перед ним не "бумажный" рисунок, а реальный документ, разработанный средствами Office. Но в каком из приложений он создан? Мог ли он догадаться, что перед ним рабочая страница Excel? Аналогичный бланк можно было бы создать и в других приложениях Office таких, как Word и Access. Сейчас я подробно опишу, как был создан в Excel подобный шаблон, отступая, возможно, в некоторых деталях, так что окончательный результат будет немного отличаться от показанного на рисунке.